หลักการ
การเขียนรายงานหรือเรื่องนำเรียนเพื่อทราบ มี ๒ ลักษณะ คือ๑. การเขียนรายงานเรื่องที่ได้ดำเนินการตามสั่งการ เช่น การเป็นผู้แทนหน่วยไปเข้าร่วมประชุมหรือสัมมนานอกหน่วย หรือความคืบหน้าในการดำเนินการเรื่องที่ได้รับมอบหมาย เป็นต้น
๒. การทำบันทึกปะหน้าเรื่องของหน่วยอื่นนำเรียนผู้บังคับบัญชาเพื่อทราบ
รายงานหรือเรื่องนำเรียนเพื่อทราบ เป็นเรื่องที่ไม่จำเป็นต้องมีข้อพิจารณาเสนอแนะให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาตกลงใจหรือสั่งการ เขียนเฉพาะหัวข้อ เป็นการแบ่งเนื้อเรื่องให้มีความสัมพันธ์สอดคล้องกัน และควรมีหัวข้อไม่เกิน ๔ หัวข้อ ดังนี้
๑. .........................................
๒. .........................................
๓. .........................................
๔. .........................................
หัวใจสำคัญของการเขียนรายงานหรือเรื่องนำเรียนเพื่อทราบอยู่ที่ “การสรุปความ” โดยผู้เขียนจะต้องสรุปความหรือสรุปสาระสำคัญของการประชุม การสัมมนา หรือเนื้อหาของหนังสือที่จะนำเรียนผู้บังคับบัญชา ให้ได้ใจความสำคัญ เป็นขั้นเป็นตอน สำหรับหลักการของการสรุปความที่มีกำหนดมีดังนี้
๑. การสรุปความ เป็นการสรุปประเด็นสำคัญของเรื่องเพื่อให้สามารถเข้าใจเรื่องทั้งหมดได้ถูกต้องชัดเจนและรวดเร็ว โดยเฉพาะการทำความเข้าใจเกี่ยวกับปัญหา และวิธีการแก้ไขปัญหาด้วยความเป็นกลางไม่ลำเอียง
๒. การสรุปความ อาจกระทำในใจหรืออาจจะเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร
๓. การสรุปความ โดยทั่วไปจึงเป็นการเรียงลำดับความที่เป็นเหตุเป็นผลและสอดคล้องกันตั้งแต่ต้นจนจบ เหมือนกับการย่อเรื่องหรือการย่อความนั่นเอง การที่จะสรุปความให้ได้ดี ในขั้นต้นจึงต้องอ่านและทำความเข้าใจต้นเรื่องให้แจ่มแจ้งชัดเจน จับใจความสำคัญของเรื่องให้ได้ และสรุปรวมความทั้งเรื่อง โดยการใช้ถ้อยคำที่เขียนขึ้นใหม่ ไม่ใช่ตัดทอนมาจากข้อความเดิม
๔. การสรุปความจากต้นเรื่องหรือจากเนื้อหาที่มีอยู่ อาจขาดรายละเอียดที่เพียงพอต่อการจัดทำข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ ต้องรู้ว่ายังขาดรายละเอียดอะไร และจะหารายละเอียดหรือข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ไหน ซึ่งอาจจะต้องค้นคว้าจากทั้งทางเอกสารและบุคคลที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งการประสานกับเจ้าของเรื่องหรือเจ้าของข้อมูล
๕. การสรุปความที่ดี จะนำไปสู่การเขียนที่ดีและการจัดทำข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการที่ดี และการที่จะสรุปความได้ดีก็จะต้องมีหลักการคิดและหลักการเขียนที่ดีด้วยเช่นเดียวกัน
๖. การสรุปความ สามารถนำไปใช้ในการทำบันทึกย่อเรื่องสำหรับผู้บังคับบัญชา ซึ่งจะต้องเขียนให้ผู้บังคับบัญชาเข้าใจเรื่องได้ง่าย รู้เรื่องชัดเจนและเสียเวลาอ่านเรื่องน้อยที่สุด การสรุปความจึงต้องสรุปสาระสำคัญของเรื่องให้สมบูรณ์ชัดเจน สั้น และเข้าใจง่าย
๗. การสรุปความ ที่ถูกต้องและสมบูรณ์ จะนำไปสู่การปฏิบัติงานที่สมบูรณ์ ประหยัดเวลาของผู้บังคับบัญชา เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อตกลงใจที่ถูกต้อง รวดเร็วและทันเวลา
๘. ในการทำข้อพิจารณา หรือบันทึกความเห็น จะต้องสรุปความให้ได้โดยสามารถแยกแยะให้ชัดเจนได้ว่า ปัญหา ข้อเท็จจริง ข้อพิจารณา และข้อเสนอ คืออะไร ซึ่งอาจจะไม่ตรงกับต้นเรื่องเดิมที่จัดทำไว้ หรือไม่จำเป็นต้องลำดับความตามต้นเรื่องเดิม
๙. การจัดทำข้อพิจารณา เป็นการสรุปความอย่างสมบูรณ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งเนื้อหาที่สรุปโดยทั่วไปจะต้องสามารถตอบคำถามตามลำดับได้ว่า ใคร ทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน ทำไม และอย่างไร
๑๐. ข้อพิจารณา หรือบันทึกความเห็นที่ใช้งานกันอยู่โดยทั่วไป ปกติจะใช้บันทึกข้อความ หนทางปฏิบัติหรือวิธีการแก้ไขปัญหาก็คือข้อเสนอเพื่อให้ผู้บังคับบัญชาอนุมัติหรือสั่งการนั่นเอง ฝ่ายอำนวยการจึงต้องมีความรอบรู้เรื่องที่ดำเนินการ และมีความสามารถในการสรุปความได้อย่างตรงประเด็น
๑๑. ฝ่ายอำนวยการจะต้องมีความคิดกว้างไกลกว่าหน่วยปฏิบัติหรือหน่วยเจ้าของเรื่อง เพื่อให้การสรุปความมีความถูกต้องสมบูรณ์ และมีหนทางปฏิบัติหรือวิธีการแก้ปัญหาที่มีความถูกต้อง รวดเร็วและทันเหตุการณ์
แนวการเขียนรายงานหรือเรื่องนำเรียนเพื่อทราบ
๑. ยึดหลัก ใคร อะไร เมื่อใด ที่ไหน อย่างไร ทำไม๒. ถ้าเป็นหนังสือภายนอกจากส่วนราชการพลเรือน
๒.๑ พิจารณาชื่อเรื่องก่อน ว่าเขาต้องการอะไร
๒.๒ อ่านเนื้อเรื่องทั้งหมดรอบที่หนึ่ง แล้วถามตัวเองว่าเขาต้องการอะไร เช่น แจ้งเพื่อทราบ ฯลฯ
๒.๓ อ่านรอบที่สองแล้วนำหัวข้อ ใคร อะไร เมื่อใด ที่ไหน อย่างไร ทำไม เข้ามาจับแล้วเขียนสรุปประเด็นตามนั้น
๓. ถ้าเป็นหนังสือภายในจากส่วนราชการ มี ๒ ลักษณะ คือ
๓.๑ แจ้งอนุมัติ เป็นบันทึกสั้น ๆ ปะหน้าเรื่องนั้น ประเด็นสำคัญทั้งหมดของเรื่องมักจะอยู่ในข้อเสนอของหนังสือนั้น ซึ่งสามารถนำมาเขียนหรือเรียบเรียงใหม่ตามหัวข้อ ใคร อะไรเมื่อใด ที่ไหน อย่างไร ทำไม ได้เลย
๓.๒ ตั้งเรื่องขึ้นเองแล้วแจ้งให้หน่วยทราบ ประเด็นสำคัญของเรื่องมักจะอยู่ในข้อสุดท้ายแต่ก็ไม่เสมอไป ต้องอ่านทั้งหมดแล้วจับประเด็นตามหัวข้อ ใคร อะไร เมื่อใด ที่ไหน อย่างไร ทำไม
๔. เมื่อร่างครั้งที่ ๑ แล้ว ลองพิมพ์เป็นตัวพิมพ์โดยใช้กระดาษร่างดูก่อน แล้วนำมาอ่านดูอีกทีเพื่อปรับแก้ตกแต่งให้ สั้น กระชับ ครบถ้วน และสละสลวยตามต้องการ
๕. หัวข้อที่มักใช้ในรายงานผลการประชุม (กรณีได้รับมอบหมายให้เป็นผู้แทนหน่วยไปเข้าร่วมประชุม) ประกอบด้วย
๕.๑ การอ้างอิงสั่งการของ ผบ.หน่วย ให้เป็นผู้แทนหน่วยไปเข้าร่วมประชุมอะไร เมื่อไร ที่ไหน
๕.๒ สรุปสาระสำคัญของการประชุม
๕.๒.๑ วัตถุประสงค์ของการประชุม
๕.๒.๒ ประธานการประชุมและผู้เข้าร่วมประชุม รวมทั้งจำนวนโดยประมาณของผู้เข้าร่วมประชุม
๕.๒.๓ ระเบียบวาระการประชุม และเอกสารประกอบการประชุม
๕.๒.๔ มติที่ประชุม
๕.๓ ความเห็นของผู้รายงานหรือหน่วยรายงาน (เรื่องที่ประชุมมีประโยชน์ต่อหน่วยใดอย่างไร หรือควรแจ้งให้หน่วยใดทราบด้วย หรือทำอะไรต่อหรือไม่)
๖. หัวข้อที่มักใช้ในรายงานผลการสัมมนา (กรณีได้รับมอบหมายให้เป็นผู้แทนหน่วยไปเข้าร่วมสัมมนา) ประกอบด้วย
๕.๑ การอ้างอิงสั่งการของ ผบ.หน่วย ให้เป็นผู้แทนหน่วยไปเข้าร่วมสัมมนาเรื่องอะไร เมื่อไร ที่ไหน
๕.๒ สรุปสาระสำคัญของการสัมมนา
๕.๒.๑ วัตถุประสงค์ของการสัมมนา
๕.๒.๒ ประธานการสัมมนาและผู้เข้าร่วมการสัมมนา รวมทั้งจำนวนโดยประมาณของผู้เข้าร่วมการสัมมนา
๕.๒.๓ การดำเนินการสัมมนาประกอบด้วย
๕.๒.๓.๑ การบรรยายโดยผู้ทรงคุณวุฒิท่านใด เรื่องใดบ้าง
๕.๒.๓.๒ การแยกกลุ่มสัมมนาเป็นกี่กลุ่ม เรื่องใดบ้าง
๕.๒.๔ ผลการสัมมนา
๕.๓ ความเห็นของผู้รายงานหรือหน่วยรายงาน (เรื่องที่สัมมนามีประโยชน์ต่อหน่วยใดอย่างไร หรือควรแจ้งให้หน่วยใดทราบด้วย หรือทำอะไรต่อหรือไม่)
